Spesenabrechnung
Dokumentation & Anleitung

Projektbeschreibung

Diese browserbasierte Anwendung ermöglicht die komfortable, nachvollziehbare Erfassung, Berechnung und Dokumentation von Spesenabrechnungen nach deutschem Reisekostenrecht.

Wie funktioniert die Spesenberechnung?

• Anreisetag (erste Zeile je Kunde): Kleine Pauschale (z.B. 14 €^*), wenn Abfahrtszeit gesetzt ist. Ist zusätzlich eine Rückkehrzeit gesetzt und die Abwesenheit unter 8 Stunden, gibt es keine Spesen.
• Rückreisetag (letzte Zeile je Kunde): Kleine Pauschale (z.B. 14 €^*), wenn Rückkehrzeit gesetzt ist. Ist die Abwesenheit unter 8 Stunden, gibt es keine Spesen.
• Zwischentage (alle anderen Zeilen je Kunde):
  • Abwesenheit 24h oder Übernachtung: Große Pauschale (z.B. 28 €^*).
  • Abwesenheit 8–24h: Kleine Pauschale (z.B. 14 €^*).
  • Abwesenheit unter 8h: Keine Spesen.
• Mahlzeitenabzug: Immer von der großen Pauschale (28 €^*): Frühstück -20 %, Mittagessen -40 %, Abendessen -40 %. Maximal 2 Mahlzeiten pro Tag abziehbar.
• Übernachtung: Die Checkbox steuert, ob Ü-Kosten berechnet werden. Sie beeinflusst nicht direkt die Spesenhöhe, sondern nur, ob Übernachtungskosten in die Gesamtsumme einfließen.
• Validierungen: Pro Kunde darf es nur eine Abfahrts- und eine Rückkehrzeit geben. Übernachtung kann nicht entfernt werden, solange keine Rückkehrzeit eingetragen ist. Es dürfen maximal 2 Mahlzeiten pro Tag abgezogen werden.
• Ü-Kosten und Weitere Kosten: Wenn Ü-Kosten oder Weitere Kosten gesetzt sind, aber kein Anhang hochgeladen wurde, ist kein PDF-Eport möglich.
• Unterschrift: Ohne Unterschrift kann die Abrechnung nicht als PDF exportiert werden.

Anwender-Leitfaden: Schritt für Schritt

1. Mitarbeiterdaten eingeben: Trage deinen Namen oben in das Feld "Mitarbeiter" ein.
2. Abrechnungszeitraum festlegen: Wähle den Start- und Endzeitraum deiner Abrechnung.
3. Einstellungen prüfen: Über das Zahnrad oben rechts kannst du Spesensätze, KM-Geld und die Anzahl der Tage anpassen.
4. Spesentabelle ausfüllen: Trage für jeden Tag die relevanten Daten ein (Kunde, Entfernung, Zeiten, Übernachtung, Mahlzeiten, Kosten etc.).
   • Mit "Zeile hinzufügen" kannst du weitere Tage ergänzen.
   • Mit kannst du Zeilen entfernen.
5. Belege/Anhänge hochladen: Klicke auf die Büroklammer, um Belege (Foto, Scan, PDF) für den jeweiligen Tag hochzuladen.
6. Berechnung prüfen: Die Summen werden automatisch berechnet. Bei Bedarf klicke auf "Alle Positionen berechnen".
7. Unterschrift erfassen: Trage deine digitale Unterschrift im vorgesehenen Feld ein.
8. Exportieren: Exportiere deine Abrechnung als PDF oder CSV. Im PDF werden alle Anhänge als eigene Seiten angehängt.
9. Per E-Mail versenden: Mit dem Button "Per E-Mail senden" wird eine E-Mail mit Betreff und Text vorbereitet. Füge das exportierte PDF als Anhang hinzu.
10. Abrechnung abschließen: Mit "Fertig" kannst du die aktuelle Abrechnung abschließen und das Formular zurücksetzen.

Kopierfunktion für Kunden und Datum

Mit den Pfeil-Buttons in der Kundenspalte kannst du den Kunden und das Datum bequem nach oben oder unten kopieren:

• Der Pfeil nach oben kopiert den Kundennamen in die vorherige Zeile.
  Datumslogik: Ist das Zieldatum leer oder kein direkt aufeinanderfolgendes Datum (also nicht exakt 1 Tag vor dem Ursprungsdatum), wird das Zieldatum automatisch auf den Vortag des Ursprungsdatums gesetzt.
• Der Pfeil nach unten kopiert den Kundennamen in die nächste Zeile. Ist das Zieldatum leer, wird das Datum automatisch auf den Folgetag gesetzt.
• Nach dem Kopieren werden die Daten automatisch gespeichert und die Übernachtungs- sowie Spesenlogik aktualisiert.
• Die Kopierfunktion hilft, wiederkehrende Kunden- und Datumsangaben schnell und fehlerfrei zu übernehmen.
• Die Pfeil-Buttons sind nur aktiv, wenn eine Zeile darüber/darunter existiert.

Weitere Hinweise & Besonderheiten

• Sonderregelungs-Satz: Legt Sonderregelungs-Spesensatz fest wenn Checkbox "Sonderregelsatz berechnen" aktiv ist.
• Eingetragener Arbeitsstandort: Das neue Dropdown in den Einstellungen speichert deinen primären Startpunkt (Firmensitz oder Remote). Änderungen wirken sich unmittelbar auf den Kilometerhinweis unter „Übernachtung ohne Beleg“ und auf den Exporttext aus.
• Hinweis zu Kilometern: Sobald in einer Zeile Kilometer eingetragen werden, erscheint unter dem Bereich „Übernachtung ohne Beleg“ ein Hinweis. Er erklärt, dass die Distanz vom eingetragenen Arbeitsstandort zum Zielstandort berechnet wird – inklusive des aktuellen Standortnamens.
• Auswertung – Stunden je Kunde: Die rechte Statistikkarte zeigt jetzt ein Kreisdiagramm. Jede Farbe steht für einen Kunden, das Verhältnis basiert auf den erfassten Abfuhr-/Rückkehrzeiten je Reise. Die Darstellung passt sich automatisch dem Dark Mode an.
• Lokale Chart.js-Auslieferung: Das Diagramm wird vollständig offline gerendert. Die Bibliothek liegt im Projekt und wird nicht mehr aus einem CDN geladen.
• Fahrt mit Firmenwagen: Ist diese Option in den Einstellungen aktiviert, können keine Kilometer zur Abrechnung angegeben werden. Die Anwendung verhindert automatisch die Eingabe von Kilometern und zeigt eine entsprechende Warnung an. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
• Mehrfache Tagesfahrten je Kunde: Diese Option erlaubt es, mehrere offene Fahrten ohne Übernachtung für denselben Kunden zu erfassen. Normalerweise kann pro Kunde nur eine Reise ohne Rückkehrzeit aktiv sein. Mit dieser Einstellung können parallel mehrere Tagesfahrten ohne Übernachtung erfasst werden, solange keine davon eine Übernachtung hat.
• Debug-Modus: Aktiviert erweiterte Konsolen-Ausgaben und Debug-Funktionen für Entwickler und Problemdiagnose. Zeigt detaillierte Informationen über den Anwendungsablauf in der Browser-Konsole an.
• Anhang-Komprimierung: Komprimiert Bilder automatisch beim Hochladen, um Speicherplatz im localStorage zu sparen. Die Komprimierung reduziert die Dateigröße um bis zu 80% bei minimalem Qualitätsverlust. PDFs werden nicht komprimiert, da sie bereits optimiert sind.
• Manuelle Kundenanlage: Verhindert die automatische Anlage von Kunden beim Tippen in Kundenfeldern. Kunden können nur über die Kundenverwaltung angelegt werden. Diese Option ist nützlich für eine kontrollierte Kundenverwaltung.
• Dark Mode: Aktiviert das dunkle Design der Anwendung für bessere Sichtbarkeit bei wenig Licht oder persönlicher Präferenz. Alle Elemente der Anwendung, einschließlich Dokumentation und Versionshistorie, passen sich automatisch an das dunkle Design an.
• Kundenverwaltung: Intelligente Kundenverwaltung mit Auto-Complete-Funktionalität. Beim Tippen in Kundenfeldern werden Vorschläge basierend auf vorherigen Eingaben angezeigt. Die Verwendungshäufigkeit wird automatisch getrackt und Kunden können über ein separates Modal verwaltet werden (Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Export/Import).
• Unterschriftsfeld Dark Mode: Das digitale Unterschriftsfeld passt sich automatisch an den Dark Mode an - dunkler Hintergrund mit weißer Schrift im Dark Mode, heller Hintergrund mit schwarzer Schrift im Light Mode.
• Datumseingabe: Die Datumsfelder sind HTML5 Datumsauswahlfelder. Sie können das Datum über den Kalender auswählen oder direkt eingeben. Bei der Eingabe wird geprüft, ob das Format "dd.mm.yyyy" (z.B. "15.01.2025") eingegeben wurde und das Datum entsprechend gesetzt.
• Anhänge: Pro Zeile ist ein Anhang möglich (Bild oder PDF). Bilder werden im PDF als Bild, PDFs als Bildseite exportiert.
  Du kannst die Datei auch per Drag & Drop direkt auf die Büroklammer in der jeweiligen Zeile ziehen!
• Alle Daten werden lokal im Browser gespeichert (kein Server, keine Cloud, keine Übertragung).
• Responsive Design: Die Anwendung ist auch auf Tablets und kleineren Bildschirmen nutzbar.
• Validierungen & Hinweise: Die Anwendung prüft Eingaben und gibt bei Fehlern oder Unstimmigkeiten klare Hinweise (z.B. fehlende Anhänge, zu viele Mahlzeitenabzüge, fehlende Zeiten).
• Übernachtung ohne Beleg: Mit der Checkbox „Übernachtung ohne Beleg" kannst du angeben, dass die Hotelbuchung von einem anderen Mitarbeiter zur Abrechnung gebracht wird. Ist die Checkbox aktiviert, entfällt die Pflicht zur Angabe von Ü-Kosten und das Hochladen eines Hotelbelegs für alle Übernachtungen. Stattdessen muss im erscheinenden Feld der Name des Mitarbeiters eingetragen werden, der die Buchung zur Abrechnung bringt (Pflichtfeld). Beim PDF-Export wird geprüft, ob dieses Feld ausgefüllt ist – andernfalls ist kein Export möglich.
  Wichtig: Dies gilt nicht für „Weitere Kosten" – hierfür ist weiterhin ein Nachweis erforderlich. Mahlzeiten müssen trotzdem angegeben werden, wenn sie in der Hotelrechnung des anderen Mitarbeiters enthalten sind. Ein Hinweistext erscheint automatisch, sobald die Checkbox aktiviert ist.
• OCR-Funktionalität (Texterkennung): Mit der OCR-Funktion können Euro-Beträge aus hochgeladenen Bildern automatisch erkannt und in die entsprechenden Kostenfelder übernommen werden. Die Texterkennung erfolgt vollständig lokal im Browser (DSGVO-konform) und erkennt verschiedene Euro-Formate (z.B. "125,50€", "€89,99", "45.00 Euro"). Gefundene Beträge werden mit Vertrauensstufen angezeigt und können gezielt in Ü-Kosten oder Weitere Kosten übernommen werden. Die Funktion ist besonders nützlich für die schnelle Erfassung von Rechnungsbeträgen aus Belegen.
• Intelligente Euro-Beträge-Erkennung: Die OCR-Funktion analysiert den Kontext um gefundene Beträge und priorisiert Rechnungsbeträge automatisch. Schlüsselwörter wie "Betrag", "Summe", "Rechnungsbetrag", "zu zahlen", "Total", "Gesamt" erhöhen die Vertrauensstufe der erkannten Beträge. Mehrere gefundene Beträge werden intelligent sortiert - der wahrscheinlichste Rechnungsbetrag wird als Hauptbetrag erkannt und kann direkt in die Ü-Kosten oder Weitere Kosten übernommen werden.

Support & Anpassung

Für Anpassungen oder Erweiterungen wende dich bitte an den zuständigen Ansprechpartner in deinem Unternehmen.